Khi hàng đến: Chấp nhận, khiếu nại và giải quyết tranh chấp về chất lượng

Sealock sản xuất túi chống nước cho OEM và người mua bán buôn từ các nhà máy ở Trung Quốc và Việt Nam, với mẫu vàng có chữ ký được giữ bởi cả hai bên và kiểm tra trước khi giao hàng gắn liền với việc thanh toán số dư. Hầu hết các hướng dẫn tìm nguồn cung ứng đều dừng lại ở việc container rời khỏi nhà máy. Điều gì xảy ra nếu giao nhầm hàng hầu như không được đưa tin, điều này khiến người mua phải ứng biến trong những giờ mà vị thế của họ mong manh nhất. Điều này đặt ra những việc cần làm khi đến nơi, khiếu nại khác với khiếu nại như thế nào và kết quả thực tế có sẵn như thế nào.

1. Giờ đầu tiên quyết định liệu bạn có yêu cầu bồi thường hay không

Sai lầm phổ biến và tốn kém nhất là coi việc đến nơi như một sự kiện hậu cần hơn là một sự kiện chứng cứ. Người mua chuyển hàng vào kho, giải nén mà không ghi chép, bán lại một phần lô hàng hoặc trộn nó với kho hiện có - và một khi điều đó xảy ra, việc chứng minh tình trạng ban đầu sẽ trở nên khó khăn.

Nếu có gì đó không ổn, hãy ngừng giải nén. Trước khi di chuyển hoặc sử dụng hàng hóa:

• Chụp ảnh thùng carton trước khi mở- bao gồm nhãn hiệu vận chuyển, số thùng carton và bất kỳ hư hỏng bên ngoài nào. Tình trạng thùng carton là yếu tố phân biệt vấn đề của nhà máy với vấn đề vận chuyển hàng hóa.
• Ghi lại quá trình giải nén.Video tốt hơn ảnh tĩnh trong việc hiển thị trình tự và tình trạng.
• So sánh với các tài liệu- đơn đặt hàng, hóa đơn chiếu lệ, danh sách đóng gói và đặc tính kỹ thuật của mẫu đã được phê duyệt.
• Định lượng.Đếm xem có bao nhiêu đơn vị bị ảnh hưởng trong số bao nhiêu đơn vị đã được kiểm tra và từ thùng nào. Tỷ lệ sai sót là một thực tế; "rất nhiều trong số đó là xấu" là một ý kiến.
• Giữ hàng hóa có thể nhận dạng và không thay đổicho đến khi vị trí được giải quyết. Không trả lại, làm lại hoặc vứt bỏ bất kỳ thứ gì trước khi đồng ý thỏa thuận bằng văn bản.

2. Kiểm tra cửa sổ báo cáo của bạn trước khi viết bất cứ điều gì

Đọc hợp đồng trước. Hóa đơn chiếu lệ hoặc hợp đồng bán hàng thường có điều khoản khắc phục sai sót bao gồm những gì được coi là sai sót, thời hạn báo cáo và những gì nhà cung cấp nợ. Một số cửa sổ chỉ có hiệu lực trong vòng bảy ngày kể từ khi đến và việc thiếu một cửa sổ sẽ làm suy yếu vị thế mà lẽ ra sẽ rất vững chắc.

Nếu việc kiểm tra hoặc đếm toàn bộ sẽ mất nhiều thời gian hơn khoảng thời gian cho phép, hãy gửi ngay thông báo bằng văn bản ban đầu để bảo lưu vị trí của bạn, sau đó theo dõi thông báo đó với các phát hiện chi tiết. Nhiều tháng điều tra im lặng tạo ra một tranh chấp kịp thời mà hoàn toàn có thể tránh được.

Hình 1: Thời điểm hàng đến là thời điểm thu thập bằng chứng - trước tiên hãy chụp ảnh gói hàng, sau đó ghi lại quá trình giải nén, tiếp theo so sánh với mẫu vàng và đếm từng thùng, sau đó mới thương lượng.

3. Tách ba vấn đề khác nhau

Chúng trông giống nhau khi xuất hiện và dẫn đến các biện pháp khắc phục khác nhau và các đối tác khác nhau:

Vấn đề	Nó có nghĩa là gì	Nó đi tới ai
Hàng lỗi	Sản phẩm đúng có vấn đề về chất lượng — đường may bị rò rỉ, khóa kéo bị hỏng, các chốt bị rách	nhà máy
Sai hàng	Đúng chất lượng nhưng mẫu mã, kích thước, chất liệu, màu sắc, cấu hình, bao bì hoặc nhãn mác không đúng như đã thỏa thuận	Nhà máy — và đây là hành vi vi phạm hợp đồng ngay cả khi sản phẩm hoạt động hoàn hảo
Thiệt hại quá cảnh	Hư hỏng do xử lý hoặc bị nước xâm nhập trong quá trình vận chuyển, thường là do hộp bị dập hoặc ướt	Người vận chuyển hoặc người bảo hiểm

Đường lỗi giữa nhà máy và vận chuyển hàng hóa thường được nhìn thấy trong mô hình. Khiếm khuyết do nhà cung cấp gây ra là nhất quán - cùng một khiếm khuyết, ở cùng một vị trí, trải đều trong lô, bên trong các thùng carton được giao đến còn nguyên vẹn. Các cụm hư hỏng vận chuyển theo vị trí trong container và đi kèm với bao bì bị hư hỏng.

4. Đưa ra khiếu nại, không phải khiếu nại

Sự khác biệt này làm thay đổi kết quả nhiều hơn bất kỳ yếu tố đơn lẻ nào khác. Khiếu nại nói chất lượng kém. Một yêu cầu được viết, ghi ngày tháng và định lượng. Nó nên chứa:

• Số đơn hàng và nhãn hiệu vận chuyển
• Số thùng carton bị ảnh hưởng
• Tỷ lệ lỗi - các đơn vị bị ảnh hưởng trong số các đơn vị được kiểm tra
• Hình ảnh thể hiện lỗi cụ thể và mẫu được duyệt để so sánh
• Điều khoản hợp đồng được viện dẫn
• Biện pháp khắc phục được yêu cầu và thời hạn phản hồi

Một thông điệp, thực tế, vô cảm. Việc đính kèm một báo cáo kiểm tra và nêu bật những phát hiện cụ thể sẽ chuyển trao đổi từ đàm phán mối quan hệ sang giải quyết thương mại dựa trên bằng chứng - đó là cơ sở mà một nhà máy hợp lý có thể hành động và một nhà máy không hợp lý sẽ khó tranh cãi.

Cụ thể, đối với túi chống nước, bằng chứng thuyết phục nhất nêu tên điểm hư hỏng thay vì triệu chứng: nước lọt vào ở đầu khóa kéo, đường may ở đế, điểm nối cuộn hoặc miếng dán logo. Các phương pháp xác định được nêu trong hướng dẫnđánh giá mẫu túi chống nước.

5. Các biện pháp khắc phục thực sự có sẵn

Danh sách thực tế rất ngắn và danh sách nào phù hợp tùy thuộc vào tỷ lệ sai sót và liệu hàng hóa có thể bán được hay không:

• Làm lại- thực tế khi lỗi được cục bộ hóa và hàng hóa vẫn còn ở nhà máy hoặc có thể được làm lại tại địa phương.
• thay thế— của các đơn vị bị ảnh hưởng, thường được vận chuyển cùng với đơn hàng tiếp theo để tránh vận chuyển hàng hóa đơn lẻ.
• Giấy báo có đối với đơn hàng tiếp theo- thường là con đường nhanh nhất để đạt được thỏa thuận, vì nó khiến nhà máy tốn ít tiền mặt hơn so với việc hoàn lại tiền trong khi mang lại cho người mua giá trị thực.
• Giảm giá cho lô hàng hiện tại- khắc phục các khiếm khuyết về mặt thẩm mỹ trên hàng hóa vẫn có thể bán được.
• Đền bù- khó lấy nhất và thường dành cho vi phạm nghiêm trọng.

Hãy cụ thể về cái nào bạn muốn. Một tuyên bố yêu cầu "một giải pháp" sẽ mời gọi một lời đề nghị phản đối; một yêu cầu yêu cầu làm lại số lượng đã nêu trước một ngày đã nêu sẽ yêu cầu có hoặc không.

6. Đòn bẩy thực sự của bạn mang tính thương mại, không hợp pháp

Đáng để nói thẳng về điều này vì nó thay đổi cách người mua nên sử dụng năng lượng của họ. Hầu như không có người mua số lượng lớn nào kiện nhà máy vì một lô hàng kém chất lượng - chi phí pháp lý vượt quá giá trị của hàng hóa. Những gì người mua thực sự nắm giữ là số dư chưa thanh toán, đơn đặt hàng tiếp theo và sự quan tâm của nhà cung cấp đối với khách hàng thường xuyên.

Bằng chứng biến đòn bẩy đó thành một con số; sự tức giận thì không. Hai ý nghĩa thực tiễn:

• Không giải phóng số dư dưới áp lực thời gian.Nếu vấn đề xuất hiện trước khoản thanh toán cuối cùng, hãy nêu rõ bằng văn bản rằng khoản thanh toán đó có liên quan đến việc giải quyết vấn đề chất lượng đã được ghi lại. Đây là vị thế mạnh nhất hiện có và nó biến mất ngay khi tiền di chuyển.
• Đóng khung yêu cầu xung quanh mối quan hệ đang diễn ranơi bạn dự định tiếp tục. Một nhà máy đang cân nhắc giữa chi phí làm lại và việc mất đi chương trình lặp lại thường giải quyết nhanh chóng; người tin rằng mối quan hệ đã kết thúc sẽ có ít lý do hơn để làm điều đó.

Khi tranh chấp leo thang, vấn đề quyết định hiếm khi là ai đúng về nguyên tắc - đó là liệu hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ thanh toán, tài liệu kiểm tra và thư từ có kể một câu chuyện mạch lạc hay không. Tòa án phân biệt rõ ràng giữa vi phạm nghiêm trọng, sai sót nhỏ, phản đối muộn và bằng chứng không rõ ràng. Đó là một lý do khác khiến giờ đầu tiên trở nên quan trọng.

Hình 2: Viết lại "khiếu nại" thành "khiếu nại" - nêu rõ số đơn đặt hàng, số thùng carton, tỷ lệ sai sót, trích dẫn các điều khoản áp dụng và biện pháp khắc phục được yêu cầu, được hỗ trợ bởi đòn bẩy thực sự của việc thanh toán số dư.

7. Viết ra sự sắp xếp trước khi di chuyển bất cứ thứ gì

Nếu nhà cung cấp đề nghị sửa chữa, thay thế hoặc trả lại hàng, hãy đồng ý các điều khoản trước khi vận chuyển hàng hóa. Thỏa thuận phải bao gồm quyền giám hộ, quyền tiếp cận kiểm tra, vận chuyển hàng hóa, hải quan, thời hạn và điều gì sẽ xảy ra nếu việc sửa chữa không thành công hoặc nhà cung cấp tiếp tục từ chối trách nhiệm pháp lý. Vận chuyển hàng hóa trở lại theo lời hứa miệng sẽ loại bỏ cả bằng chứng và đòn bẩy của bạn chỉ trong một bước.

8. Hầu hết điều này có thể ngăn ngừa được ở giai đoạn đặt hàng

Mọi cơ chế xác nhận quyền sở hữu ở trên đều là sự phục hồi từ một thứ đáng lẽ phải được xử lý trước đó. Các biện pháp kiểm soát ngăn ngừa tranh chấp khi đến:

• Một mẫu vàng có chữ ký hai bên cầm,vì vậy "không như đã thỏa thuận" có ý nghĩa vật chất chứ không phải là hai ý kiến. Được đề cập trong hướng dẫnsắp xếp lại tính nhất quán.
• Tiêu chí chấp nhận bằng văn bản theo thứ tự- Mức AQL, phân loại khuyết tật và các thử nghiệm áp dụng cho xếp hạng đã nêu.
• Kiểm tra trước khi giao hàng gắn liền với việc thanh toán số dư,vì vậy các vấn đề được phát hiện trong khi hàng vẫn còn ở nhà máy và việc làm lại thì rẻ. Các điều khoản tiêu chuẩn ở đây là đặt cọc 30% với số dư 70% được giải phóng sau khi kiểm tra đã được thông qua.
• Điều khoản khắc phục lỗi có cửa sổ báo cáo khả thi,đồng ý trước khi sản xuất chứ không phải đọc lần đầu tiên sau khi có vấn đề.
• Theo dõi cột mốc trong quá trình sản xuất,bề mặt nào trượt và thay thế trước khi chúng trở thành thùng chứa - được đề cập trong hướng dẫntheo dõi đơn hàng trong sản xuất.

9. Cách thức hoạt động ở đây

Sealock (YiFuLong Outdoor Gear Co., Ltd.) đã chế tạo túi chống nước trong hơn 20 năm, sản xuất cho các thương hiệu ngoài trời quốc tế bao gồm OSPREY, KAILAS, Helly Hansen, SIMMS, ORVIS và West Marine.

• Tiêu chuẩn tham khảo:mẫu vàng có chữ ký do cả hai bên giữ, với sản lượng được so sánh với phê duyệt ban đầu chứ không phải lô trước đó
• Điều tra:IQC, IPQC và OQC ba giai đoạn với việc lấy mẫu AQL và thử nghiệm hàng loạt theo xếp hạng đã nêu của từng mẫu; thanh tra do người mua chỉ định và bên thứ ba được chấp nhận tại một trong hai địa điểm
• Xác minh:toàn bộ quy trình kiểm tra của khách hàng — mở hộp, hút chân không, nghỉ tĩnh trong 24 giờ và xác định rò rỉ không khí — có thể được chứng kiến ​​từ đầu đến cuối
• Sự chi trả:T/T đặt cọc 30%, số dư 70% so với kiểm tra trước khi giao hàng đã được thông qua
• Điều khoản:Moq 300 chiếc cho mỗi mẫu, mẫu 7–15 ngày, số lượng lớn 30–45 ngày, FOB Quảng Đông
• Chứng nhận:ISO 9001, BSCI, SMETA, Sedex, HIGG, GRS, SCAN

Các tiêu chuẩn và phân loại khuyết tật được quy định trongtiêu chuẩn kiểm soát chất lượng sản xuất chống thấm.

10. Phạm vi

Sắp xếp theo danh mục thay vì ưu tiên:

Hình ảnh	Người mẫu	Loại	Vật liệu	Đánh giá	Trang sản phẩm
	SL-D002	Túi khô, 5–63L	PVC 500D	IPX7	Xem
	SL-K099	Duffel, 40/60L	TPU 840D	IPX7	Xem
	SL-E119	Ba lô, 20L	Hỗn hợp TPU cation	IPX8	Xem
	SL-C807	Xe gắn máy, 45L	500D PVC / 420D TPU	IPX6	Xem
	SL-K022	Túi yên xe đạp, 10–14L	TPU 420D / 600D	IPX6–7	Xem
	SL-E868A	Dây câu cá, 12L	TPU 840D	IPX8	Xem

Đầy đủ các hạng mục ngồi dướitúi chống nước, ba lô khô, Vàtúi khô.

11. Câu hỏi thường gặp

Q: Lô hàng có vẻ sai. Chúng ta làm gì đầu tiên?
A: Dừng giải nén và ghi lại tài liệu. Chụp ảnh các thùng carton còn nguyên dấu vận chuyển trước khi mở, ghi lại quá trình mở gói, so sánh với đơn đặt hàng và mẫu đã được phê duyệt, đồng thời đếm xem có bao nhiêu đơn vị bị ảnh hưởng trên tổng số bao nhiêu đơn vị đã được kiểm tra. Việc đưa hàng vào kho hoặc bán lại một phần lô hàng khiến cho tình trạng ban đầu khó chứng minh được.

Hỏi: Chúng tôi phải báo cáo vấn đề trong bao lâu?
Đáp: Hãy kiểm tra hợp đồng vì thời hạn có thể chỉ là bảy ngày kể từ ngày đến. Nếu việc đánh giá đầy đủ mất nhiều thời gian hơn, hãy gửi thông báo bằng văn bản ngay lập tức để bảo lưu quan điểm của bạn và theo dõi nó với những phát hiện chi tiết - việc điều tra im lặng sẽ tạo ra một lập luận về tính kịp thời có thể tránh được.

Hỏi: Đây là vấn đề của nhà máy hay vấn đề vận chuyển hàng hóa?
A: Nhìn vào mẫu. Lỗi của nhà máy là nhất quán - lỗi giống nhau ở cùng một vị trí, trải đều trong lô, trong các thùng carton được giao đến còn nguyên vẹn. Các cụm hư hỏng vận chuyển theo vị trí container và đi kèm với bao bì bị dập hoặc ướt. Cả hai đi dự tiệc khác nhau nên hãy tách họ ra trước khi viết.

Hỏi: Chúng ta nên yêu cầu biện pháp khắc phục nào?
A: Kể tên một cái. Làm lại, thay thế, ghi chú tín dụng cho đơn đặt hàng tiếp theo, giảm giá hoặc hoàn lại tiền - mỗi cách phù hợp với một tình huống khác nhau và ghi chú tín dụng thường được đồng ý nhanh nhất vì nó khiến nhà máy tốn ít tiền mặt hơn trong khi mang lại cho bạn giá trị thực. Yêu cầu "một giải pháp" sẽ dẫn đến một lời đề nghị phản đối.

Hỏi: Chúng ta có nên đe dọa hành động pháp lý không?
A: Hiếm khi hữu dụng ở bước mở đầu. Chi phí pháp lý thường vượt quá giá trị của một lô và đòn bẩy thực sự của bạn là số dư chưa thanh toán, đơn đặt hàng tiếp theo và lợi ích của nhà cung cấp trong việc giữ chân khách hàng thường xuyên. Một yêu cầu được định lượng và được ghi lại sẽ chuyển đổi đòn bẩy đó thành một con số.

Hỏi: Làm thế nào để chúng ta tránh rơi vào tình thế này?
Trả lời: Giữ mẫu vàng đã ký, ghi tiêu chí chấp nhận và điều khoản khắc phục lỗi vào đơn đặt hàng, theo dõi các mốc sản xuất và buộc thanh toán số dư vào đợt kiểm tra trước khi giao hàng đã được thông qua. Các vấn đề được tìm thấy trong nhà máy đều có chi phí sửa chữa rẻ; những vấn đề tương tự được tìm thấy trong kho của bạn thì không.

Thảo luận các điều khoản trước khi bạn đặt hàng

Nếu bạn muốn tiêu chí chấp nhận, điểm kiểm tra và điều khoản khắc phục lỗi được ghi vào đơn đặt hàng thay vì được phát hiện sau đó, hãy gửi thông số kỹ thuật của bạn và chúng tôi sẽ báo giá cho chúng —gửi một cuộc điều tra. Sealock đáp ứng các yêu cầu mua sắm trong vòng 24 giờ, với hoạt động sản xuất từ ​​Đông Quan, Trung Quốc hoặc Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.